Hybride werken vraagt om balans tussen mens en technologie

De vaste werkplek op een vast kantoor op vaste werkdagen. Deze traditionele manier van werken maakt plaats voor steeds een beetje meer flexibiliteit in je werk. Soms op kantoor met collega’s, maar vaak ook thuis waar medewerkers zich prettig voelen bij een nieuwe balans tussen werk en privé. Deze transitie brengt de nodige uitdagingen met zich mee, voornamelijk op het snijvlak van mens en technologie. Wanneer je als organisatie deze uitdagingen erkent en op de juiste wijze adresseert, ga je efficiënter en veiliger werken en ben je aantrekkelijker voor nieuwe mensen.

Eén of enkele dagen thuiswerken om fileleed te vermijden en om een betere werk-privébalans te krijgen werd de afgelopen jaren steeds gebruikelijker. Uiteraard is deze ontwikkeling in een stroomversnelling gekomen door COVID-19, toen organisaties op stel en sprong thuiswerken moesten faciliteren. Vooral de werkplek was toen middelpunt van de belangstelling. Want wat of waar is die werkplek eigenlijk? Is het nog altijd een bureau, met een pc naast die van al je collega’s of is het een virtuele omgeving waar je je werk kunt doen? Het is duidelijk dat het concept werkplek aan een nieuwe definitie toe is.

Altijd online en digitaal vaardig

Al in 2019 voorspelde onderzoeksbureau Gartner dat tegen 2023 minder dan een derde van het aantal medewerkers het kantoor als favoriete werkplek zou bestempelen. Maar recenter onderzoek achterhaalt deze inschatting: 48 procent van de ondervraagde medewerkers zegt geheel of een deel van de tijd thuis of elders het werk te doen. Iets verder in de toekomst zien we dat in 2030 de volledige generatie Z op de arbeidsmarkt is gekomen. Deze lichting medewerkers weet niet anders dan dat zij altijd online zijn en hun digitale vaardigheden lijken onbeperkt. De vraag naar een flexibele werkomgeving die werken op afstand, thuis of waar dan ook, mogelijk maakt, zal dan ook met 30 procent toenemen, stelt Gartner in een andere bijdrage. Je ziet een verschuiving plaatsvinden van sturen op aanwezigheid naar sturen op doelen en resultaat, waarbij het welzijn van de medewerkers hand in hand gaat met de doelstellingen van de organisatie. Het spreekt bijna voor zich dat je als organisatie er alles aan doet om medewerkers zo te faciliteren dat zij uitstekend online kunnen werken en samenwerken, en op een veilige manier toegang hebben tot hun werk en informatie. Tegelijkertijd is het noodzakelijk dat je de cultuur, de waarden en normen van je organisatie, blijft uitdragen. Een memo op het prikbord bij de koffie wordt immers lang niet meer zo goed opgepikt als een paar jaar geleden. Je zult dit op een andere manier moeten borgen.

Technologische infrastructuur aanpassen aan nieuwe realiteit

Vandaag de dag kunnen we dan ook de eerste contouren schetsen van het nieuwe kantoorleven. Kantoren worden kleiner, natuurlijk. Wat we nodig hebben is een fijne ontmoetingsplek, waar vooral ruimte is voor overleg en waar iedereen zich op zijn gemak voelt. Verder zijn er mogelijkheden om op verschillende geografisch verspreide locaties kleinere ontmoetingsplaatsen in te richten. Heb je als medewerker concentratie nodig om inhoudelijke taken uit te voeren, dan werk je bijvoorbeeld vanuit huis. En voor projectmatig werk, teamoverleg en creatieve sessies kom je naar de kantoorhub. Hierbij is het essentieel dat je je medewerkers meeneemt in deze nieuwe ontwikkelingen.

Dat kan door hen te voorzien van een technologische infrastructuur die het hybride werken optimaal faciliteert. De praktijk leert echter dat dit voor veel organisaties tot de nodige hoofdbrekens leidt. We zien dat zij moeite hebben de technologische infrastructuur aan te passen op deze nieuwe realiteit van het hybride werken. Zij lopen tegen vragen aan als:

• Gaat de migratie van bedrijfsapplicaties naar de cloud wel zorgvuldig en benutten zij hierin de juiste kansen? Juist doordat medewerkers op zoveel verschillende plaatsen werken, biedt cloud uitkomst. Dit biedt tegelijkertijd de flexibiliteit om snel te kunnen opschalen in capaciteit.
• Zijn de netwerkverbindingen nog wel in orde zodat medewerkers waar dan ook, en met welk device dan ook hun werk kunnen doen? Het gaat hierbij vooral om snelheid, bandbreedte en stabiliteit.
• En hebben organisaties bij de inrichting van hybride werken voldoende en de juiste cybersecuritymaatregelen genomen? Is cybersecurity meegegroeid met de hybride ambities van de organisatie of zijn er kwetsbaarheden in de infrastructuur die benut kunnen worden door cyberaanvallers?

Maak een cloudstrategie

Om de business continuïteit te kunnen garanderen, zeker toen iedereen gedwongen thuis moest werken, is de druk op de IT-afdeling erg groot geworden. In hoog tempo zijn delen van de infrastructuur en talloze business applicaties naar de cloud gemigreerd. Denk bijvoorbeeld aan de tools voor samenwerking, zoals Microsoft Teams of Zoom. Deze druk maakt het lastig om te werken aan een doordachte cloudstrategie en resulteert in veel ad-hoc oplossingen. Dit is in het licht van COVID-19 misschien begrijpelijk, maar het ontbreekt veel organisaties nu aan een duidelijke cloudstrategie. Dit is een gemiste kans, want met een gestructureerde aanpak bieden cloudfunctionaliteiten de IT-afdeling de mogelijkheid om (stapsgewijs) de snelheid te verhogen, de beheerlast te verlagen en meer tijd vrij te maken voor innovatie. Een belangrijk element in deze strategie is bijvoorbeeld multicloud: het inzetten en beheren van cloudoplossingen van verschillende aanbieders, zodat AWS, Microsoft Azure en Google naast elkaar gebruik kunnen worden.

Bouw een flexibele netwerkomgeving

De digitale transformatie heeft ervoor gezorgd dat applicaties, devices en technologieën toegang hebben tot bedrijfsdata. Daarmee wordt het bedrijfsnetwerk, met veel externe connecties, steeds belangrijker. Het wordt tegelijkertijd uitdagender om alles op een veilige manier met elkaar te verbinden. Zeker nu de cloud een grotere rol gaat spelen. Werk toe naar een netwerkomgeving die meegroeit met de ambities van je organisatie. Een netwerkomgeving die je als organisatie wendbaar en flexibel maakt.

Security

Uit bovenstaande blijkt dat de IT-infrastructuur alleen maar complexer is geworden. De infrastructuur is steeds meer cloud, evenals vele bedrijfsapplicaties. Medewerkers werken veel thuis, weg van de veilig gewaande kantooromgeving. Dit vraagt veel van de netwerkomgeving en vereist een herwaardering van de securitymaatregelen die je hierbij neemt. Hou hierbij rekening dat haast alle objecten in de organisatie met internet verbonden zijn, zelfs de koffieautomaat. Dit maakt de IT-omgeving erg kwetsbaar en daar moet je je tegen wapenen. Het is ondoenlijk om deze complexe infrastructuur handmatig in kaart te brengen en te monitoren. Automatiseer dit soort taken en integreer security in de bedrijfsprocessen. Security wordt zo meer vanzelfsprekend, zonder dat het de eindgebruiker in de weg zit. Het bewustzijn ten aanzien van security bij medewerkers groeit en men zal eerder aan de bel trekken bij verdachte mailtjes. Zo creëer je vanzelf een balans tussen technologie en de medewerker. Je geeft een impuls aan je digitale weerbaarheid en je staat sterker tegen cybercriminelen.

Of het nu gaat om cloud, networking of security, het draait erom dat de gebruikerservaring optimaal is. Wanneer medewerkers in staat zijn hun werk efficiënt, veilig en prettig te doen leg je de basis voor een toekomstbestendige organisatie, die aantrekkelijk is voor nieuwe medewerkers en die relevant blijft in de markt. Grijp dit moment aan, voordat een concurrent het doet.