Hoe zorg je voor de optimalisatie van je SaaS-uitgaven?

Door: Marc Tromp, Business Development Manager van Sastrify

Je hebt waarschijnlijk gemerkt dat inflatie op dit moment een grote uitdaging is voor iedereen. In Nederland werd de inflatie vastgesteld op 13,6% in augustus, het hoogste inflatie percentage ooit gemeten. De euro is ten opzichte van juli naar 9,1% gestegen deze maand. Met alle economische onzekerheid neemt de wens naar solide retentie ook nog verder toe bij snel groeiende techbedrijven. Hieronder bekijken we 5 manieren waarop je je SaaS-uitgaven kunt optimaliseren door onder andere verspilling te verminderen, tools efficiënter te gebruiken en betere SaaS-beheerspraktijken mogelijk te maken.

De markt voor software-as-a-service (SaaS) zal naar verwachting groeien van ongeveer $ 130 miljard in 2021 tot $ 716 miljard in 2028, wat een wereldwijde stijging van bijna 500% is. Met een grotere groei zullen grotere uitgaven nodig zijn. Marktleiders zoeken naar manieren om de kosten te optimaliseren en verlagen. In december 2021 voorspelde Gartner dat de brede omarming van SaaS tot stijgende kosten zou kunnen leiden. Het onderzoek was gericht op de 20 grootste softwareleveranciers die de verkoop van nieuwe doorlopende licenties geleidelijk afbouwen. Gartner voorspelt dat de eigendoms-, exploitatie- en ondersteuningskosten van software tegen het einde van 2025 met wel 35% zullen stijgen.  

SaaS- uitgaven zijn de grootste kostenpost 

Als snelgroeiend bedrijf kan je team maandelijkse of jaarlijkse prijsverhogingen ontvangen, terwijl jouw leiderschap ook vraagt ​​om te bezuinigen op SaaS-uitgaven. In feite zijn SaaS-uitgaven momenteel een van de grootste kostenposten, maar je hebt ze ook nodig om je bedrijf te runnen.  

Optimalisatie van SaaS-uitgaven gaat over het vinden van de meest efficiënte manier om de kosten voor jouw SaaS-toepassing behoeften en abonnementen te verlagen, terwijl de functionaliteit, mogelijkheden en gebruikerservaring behouden blijven. Een groot deel van de optimalisatie van de SaaS-uitgaven vindt plaats via Technology Value Optimization, een optimalisatieproces dat gericht is op het verminderen van verspilling, het verlagen van kosten en het beschermen van jezelf tegen cyberdreigingen. 

Optimalisatie is lastig in evenwicht te brengen, omdat de eisen van een groeiende markt, de noodzaak om kosten te besparen en de verantwoordelijkheid om je SaaS-applicaties te onderhouden, een reeks tegenstrijdige uitdagingen met zich meebrengt. Dit kan een SaaS-uitgaven optimalisatie verhelpen. Een paar manieren waarop je SaaS-uitgaven kunt optimaliseren, zijn onder meer het verminderen van het aantal gebruikers dat toegang heeft tot bepaalde applicaties, specifieke applicaties uit het SaaS-rooster halen bij je bedrijf, vermindering van onnodige of overbodige kosten, het creëren van bedrijfsstrategieën waarmee je bepaalde technologische behoeften kunt prioriteren en het minimaliseren van beveiligingsrisico's om bedreigingen te verminderen die je tijd en geld kunnen kosten. 

Hoe kan je SaaS-uitgaven te optimaliseren? 

Om je SaaS- uitgaven te optimaliseren, kan je beginnen met het verminderen van onnodige uitgaven. Vooral als je een kleiner bedrijf of startup bent, is het moeilijk om een ​​proces op te zetten voor het beheren en evalueren van je SaaS-verspilling. Aankoop van applicaties, eigendom en SaaS-voorraadbeheer kunnen uit de hand lopen als je geen systeem hebt om je SaaS-gebruik, effectiviteit en activiteit op gekochte licenties te beheren. Het ontwikkelen van een SaaS-inkoopstrategie of het integreren van een SaaS-inkoopoplossing van derden kan helpen de uitdagingen van het verminderen van SaaS-verspilling te stroomlijnen. Een robuuste inkoopoplossing kan je helpen meer transparantie te verkrijgen en ongebruikte licenties te verwijderen of te recyclen zonder urenlang onderhandelen. Oplossingen van derden kunnen je ook helpen om duidelijke, geautomatiseerde inzichten te krijgen voor optimale SaaS-uitgaven voor engineering versus verkoop- en marketing ratio's. 

Ook is licentiebeheer een enorm aspect van niet alleen het verminderen van verspilling, maar ook van optimalisatie als geheel. Zoals met de meeste dingen in SaaS-ontwikkeling, wordt SaaS-licentiebeheer ingewikkelder en moeilijker te overzien naarmate je bedrijf groeit. Licentiebeheer oplossingen helpen belangrijke inzichten aan het licht te brengen en bieden je verantwoordelijkheid en zichtbaarheid van al je SaaS- en softwareleveranciers. Met de juiste inzichten in je licenties kan je software die wel of niet aan je wensen voldoet, knippen, vernieuwen, uitbreiden of vervangen. 

Tot slot haal je het meeste uit je licenties door app-adoptie in je afdelingen aan te moedigen. Het creëren van een bedrijfscultuur van app-gebruik, betrokkenheid en acceptatie kan helpen zorgen voor meer gebruik en ROI voor elk van je apps. Dit vereist een proactieve inspanning van je leiderschap om teamleden op te leiden, app-gebruik aan te moedigen en gewoontes te creëren rond het maximaliseren van het gebruik van tools en platforms samenwerking. 

Contract heronderhandelen met SaaS-providers 

Onderhandelingsstrategieën voor inkoop zijn belangrijk als je de beste deals wilt krijgen, kosten wilt besparen en je tech-stack wilt optimaliseren voor de beste kwaliteit. Hoe eerlijker en duidelijker je SaaS-contract is, hoe groter het rendement op de investering in je technologie.  

Het heronderhandelen van contracten met SaaS-providers, vooral als je uitbreidt, zal een noodzaak zijn om de kosten te verlagen en zichtbaarheid in je overeenkomsten te krijgen. De uitdaging bij contractonderhandelingen is dat het veel tijd en moeite kost om met elke leverancier te onderhandelen. Inkoopoplossingen helpen het proces te vereenvoudigen door voor je te onderhandelen.