Hoe maken we van hybride werken een succes?

Onderzoek van Rabobank onderstreept dat werknemers liever niet weer de hele week van 9 tot 5 op kantoor zitten (bron: rapport ‘Anders werken en lunchen na corona’, 2021). De redenen daarvoor lopen uiteen. 

Zo voelen veel Nederlanders zich productiever tijdens thuiswerken, terwijl anderen genieten van de extra tijd die ze met familie en vrienden kunnen doorbrengen. Aan de andere kant is full-time thuiswerken ook geen oplossing. Samenwerken is face-to-face soms simpelweg efficiënter en ook de bedrijfscultuur kan lijden onder fulltime thuiswerken. De weg voorwaarts lijkt simpel: het beste van twee werelden, het hybride werken.

Zeker als je kijkt naar jongere generaties, zie je dat traditionele werkmodellen niet meer worden geaccepteerd. Uit recent onderzoek van Citrix blijkt bijvoorbeeld dat 94 procent van millennials en generatie Z niet meer de hele week op kantoor wil werken. Hoe zorg je ervoor dat je succesvol een hybride werkmodel opzet? Zes experts delen hun visie.

Productiviteit, connectiviteit en veiligheid

In een hybride wereld is de digitale werkplek van een werknemer net zo bepalend voor zijn of haar ervaring als de fysieke werkplek of de bedrijfscultuur. Bedrijven moeten hun werknemers in staat stellen hun beste werk te doen, op hun voorwaarden. Dat houdt in dat ze technologie nodig hebben die frictie waar het kan wegneemt en hen in staat stelt zoveel mogelijk tijd kunnen besteden aan werk dat waarde toevoegt.

“Een centrale, digitale werkomgeving is een vereiste in een decentrale organisatie”, zegt Peter van Leest, Regional Director Benelux bij Citrix. “Waar ze ook zijn, je werknemers hebben toch een plek nodig waar ze samen kunnen werken. Het mooie aan hybride werkmodellen is dat je iedere werknemer de ruimte kan geven om invulling te geven aan hun werk op een manier die het beste bij hen past.”

Om overal te kunnen werken, moet je ook overal kunnen verbinden. Nederland is een van de best verbonden landen ter wereld, weet Mark de Haan, Senior Vice President Benelux & DACH bij GTT. Maar daarmee is de kous niet af. Hybride werken, maar bijvoorbeeld ook de beweging richting edge computing en de cloud, dwingen organisaties op een andere manier naar hun netwerk te kijken. Datacenters, kantoren, thuiswerkers, cloud-toepassingen, tijdelijke werklocaties: organisaties worden tegenwoordig via allerlei openbare netwerken met elkaar verbonden. “Als het internet het netwerk is, hoe kun je dan voor iedere medewerker en elke toepassing garanderen dat er altijd een snelle, betrouwbare en veilige verbinding beschikbaar is?”

De nieuwe realiteit dwingt organisaties anders naar hun netwerken te kijken. “Ontwikkelingen als SDWAN en SASE zijn daarin essentieel.”

Al deze vereisten voor de hybride werkplek maken de digitale infrastructuur een heel stuk complexer. Daarmee wordt ook de beveiliging ingewikkelder. In plaats van scherp afgekaderde bedrijfsgrenzen - de muren van je kantoorgebouw - heb je te maken met wijdvertakte netwerken. Je kunt niet zomaar iedereen toegang geven tot het netwerk. Maar wie kun je vertrouwen? Niemand, zegt Van Leest.

“Security in een hybride werkomgeving verloopt eigenlijk alleen optimaal via een Zero Trust-aanpak, waarbij toegang voor gebruikers tot applicaties en informatie continu getoetst wordt aan de hand van de context”.

Met een Zero Trust-framework kan IT veilige toegang bieden tot alle applicaties vanaf ieder apparaat, door niet alleen de betrouwbaarheid van een apparaat of applicatie te verifiëren tijdens een inlogpoging, maar door ook continu en bij iedere actie deze betrouwbaarheid te toetsen.

Daarnaast moet de basishouding van organisaties tegenover cybersecurity dringend veranderen, meent Marc Guardiola, CISO bij Secure Managed Service Provider Solvinity. “Veel organisaties denken dat ze cybersecurity er wel even bij kunnen doen. Maar het groeiende aantal incidenten van de afgelopen jaren laat zien dat dat echt onvoldoende is.”

Volgens een recent Security Awareness onderzoek van Solvinity installeert 80% van de Nederlandse organisaties niet alle patches en updates en neemt nog niet de helft specifieke maatregelen om de eigen kwetsbaarheid te verkleinen. “Organisaties hebben de neiging hun eigen weerbaarheid schromelijk te overschatten”, zegt Guardiola. “En de risico’s nemen toe, zeker nu het werk zich niet meer concentreert op één locatie. Organisaties die niet zelf de expertise in huis hebben om een degelijk beveiligingsbeleid te voeren, doen er goed aan de hulp in te roepen van ervaren specialisten.”

Communicatie, sociale interactie en de bedrijfscultuur

In hybride werkomgevingen is interactie onontbeerlijk. Tijdens de eerste lockdowns in 2020 was het al vrij snel duidelijk dat werknemers hunkeren naar echte verbinding - terwijl veel organisaties genoegen namen met vrij statische vergaderingen of Zoom-borrels. Daar is nog veel te winnen, vindt Zoom zelf. “Echt hybride werken is meer dan een scherm delen”, zegt Axel Albrecht, Manager Sales Engineering bij Zoom.

“Andere deelnemers moeten direct input kunnen leveren via remote desktop-functionaliteiten om notities te maken, of om gezamenlijk via een al dan niet digitaal whiteboard te brainstormen. Door waar mogelijk interactiviteit en persoonlijke communicatie te implementeren, bouw je meer dan een ‘digitaal kantoor’, maar een daadwerkelijk nieuwe, hybride manier van werken.”

Al deze aanpassingen vinden hun weerslag in de bedrijfscultuur. In een werkomgeving waarin niet iedereen fysiek bij elkaar is, moeten organisaties een manier vinden om hun bedrijfscultuur ook online te behouden. Daar is helaas geen eenlijnige oplossing voor, iedere organisatie heeft andere waarden en behoeften. Wel is zeker dat het faciliteren van hybride werkmodellen niet louter een IT-feestje is.

Er is een essentiële rol weggelegd voor de HR-afdeling, ziet Henry Barenholz, Country Manager Nederland bij Workday: “HR zie ik als reisleider richting het nieuwe normaal. Iedere werknemer moet een goed gevoel overhouden bij nieuwe manieren van werken, en daar hoort bij dat ze niet het gevoel hebben in een heel andere organisatie te zijn beland. HR heeft daarin niet alleen de verantwoordelijkheid de fysieke terugkeer naar kantoor te ondersteunen, maar er ook voor te waken dat ook in online interactie de kernwaarden van de organisatie niet verwateren.”

Daarnaast wijst hij op de rol die HR speelt in de professionele en persoonlijke ontwikkeling van werknemers. Uit recent onderzoek van Yonder en Workday blijkt bijvoorbeeld dat 66% van Europese werknemers niet goed is getraind in effectief thuiswerken en dat 44% kansen heeft gemist om nieuwe vaardigheden op te doen én nieuwe verantwoordelijkheden aan te nemen. “Het is belangrijk voor zowel de bedrijfscultuur als de kwaliteit van het personeelsbestand om deze drempels weg te nemen in hybride werkmodellen. HR zou hier het voortouw in moeten nemen.”

Tenslotte is het succes van hybride werken ook afhankelijk van de leiderschapsstijl in de organisatie. “De manier waarop medewerkers naar hun bedrijf kijken, wordt sterk gevormd door hun managers”, zegt Mark Griep, Country Head bij PA Consulting Nederland.

“Stug vasthouden aan managementstijlen gebaseerd op controle en fysieke aanwezigheid is een goede manier om nieuwe werkwijzen te laten mislukken. Uiteindelijk is ieder digitale transformatie-traject in grote mate mensenwerk, met een wederzijdse verantwoordelijkheid. Medewerkers moeten aangeven wat ze nodig hebben om te slagen, maar leidinggevenden moeten ook durven vragen om de optimale richting te kunnen bepalen. Alleen zo krijgen ze hun teams mee in de transitie.”

De experts zijn het over één ding eens: de weg naar hybride werk is niet in één dag af te leggen. Om er een duurzaam succes van te maken, moeten heel wat fundamentele aspecten van de organisatie op de schop. Dat vergt hard werk en geloof in de voordelen van nieuwe manieren van werk. Maar voor de organisaties die daarin slagen, wacht een toekomst van ongekende flexibiliteit en productiviteit.