Geen data governance strategie als MKB-organisatie? Dat is niet zonder risico’s

Door: Angelina Best van Kampen, Head of Commercial Nordics, Baltics & Benelux bij AWS

Uit onderzoek naar betrouwbare besluitvorming met data blijkt zo dat "66% van de data- en analyseprofessionals een verbeterde datakwaliteit als een 'belangrijk voordeel' ervaart bij de implementatie van programma’s voor data governance, een trend die stijgt tot 83% voor organisaties die al een volwassen data governancekader hebben."

Kleine of middelgrote bedrijven (MKB) hebben wellicht een aantal dataworkflows naar de cloud verplaatst om de samenwerking op afstand of de security tijdens thuiswerken te verbeteren. Wat je misschien niet inziet, is dat je dan de eerste stap hebt gezet naar een datacentrische benadering van je bedrijf. In de cloud moet de data van een organisatie betrouwbaar zijn en vertrouwd voelen, door middel van vastgestelde patronen en processen. Dit helpt jou en je team nauwkeurig inzicht te krijgen in jouw bedrijfsinitiatieven.

Wat is data governance?

Data governance is het proces om de integriteit, beschikbaarheid, bruikbaarheid en veiligheid van bedrijfsdata te waarborgen. Gezien het belang ervan voor jouw bedrijf, is de manier waarop je het bestuurt van groot belang. Enkele veelvoorkomende governance-categorieën zijn: transactiegegevens, referentiedata, klantgegevens en productgegevens.

Data governance gaat over het ontwikkelen van beleid, procedures, het gebruik van technologie, het operationaliseren van processen en het invoeren van een cultuur van data-eigendom. Dit betekent het opstellen van interne normen die van toepassing zijn op de manier waarop gegevens worden opgenomen, verwerkt, geraadpleegd en uiteindelijk verwijderd. Ook moet worden voldaan aan externe normen van overheidsinstanties, brancheorganisaties en andere relevante derden.

De risico's van het niet hebben van een strategie voor data governance

MKB-organisaties zouden sterk moeten nadenken over data governance, of ze nu een team van 10 of 100 personen hebben. Het implementeren van een effectieve strategie helpt bij het beperken van deze vijf veelvoorkomende uitdagingen:

1. Afbraak van klantenvertrouwen en geloofwaardigheid: onbetrouwbare of onjuiste gegevens schaden de reputatie van een bedrijf en in sommige gevallen kan dit onherstelbaar zijn (vooral in een sector met veel concurrenten).

2. Kostenverhoging voor databeheer: opslagkosten voor dubbele of overbodige data en nalevingsboetes dragen ook bij aan de kosten voor databeheer.

3. Misbruik van gegevens: zonder een vorm van governance kunnen verschillende of onjuiste conclusies gemakkelijk worden getrokken uit dezelfde dataset.

4. Schendingen van regelgeving en compliance: voor MKB-bedrijven zijn boetes van regelgevende instanties misschien niet zo gemakkelijk op te vangen in vergelijking met door durfkapitaal ondersteunde startups en grote ondernemingen.

5. Hogere kans op securityrisico’s: onbeheerde gegevens kunnen ertoe leiden dat externe partijen of ongeautoriseerde gebruikers toegang krijgen tot de informatie.

Data governance gaat dus over het opstellen van beleid om ervoor te zorgen dat jouw organisatie zich houdt aan best practices voor het beheren en beschermen van eigen data. De meeste MKB-organisaties hebben misschien niet de middelen of de tijd om grote hoeveelheden klantgegevens te beheren en te onderhouden. Maar de werkelijke kosten van slecht databeheer bestaan niet alleen uit geld. Verloren en beschadigde gegevens kunnen namelijk leiden tot een verminderd vertrouwen van de klant. Kortom: het niet hebben van een data governance-strategie brengt verschillende risico’s met zich mee, die MKB-organisaties kunnen voorkomen.