Emailbeleid en -archivering Nederlandse bedrijfsleven rammelt

Het onderzoek 'E-mail archivering' is uitgevoerd onder organisaties met meer dan tweehonderd geautomatiseerde werkplekken. In totaal hebben 163 organisaties aan het onderzoek meegewerkt.

Beleid

Tweederde van de ondervraagde ondernemingen geeft aan een duidelijk emailbeleid te hebben. Naarmate een organisatie groter is, hebben zij vaker een duidelijk emailbeleid. Toch heeft nog steeds vijftien procent van de bedrijven met meer dan duizend geautomatiseerde werkplekken, geen beleid rondom het gebruik van e-mail.

Archivering

Met emailarchivering is het nog slechter gesteld. 44 procent van de ondervraagde organisaties heeft op dit moment geen oplossing in huis voor het automatisch archiveren van e-mail. In de meeste gevallen wordt dit opgelost door geregeld backups te maken (42%) of het aan de gebruiker zelf over te laten hoe de mail te archiveren (52%).

Zorgen

Jan Scholtes, Chief Strategy Officer van ZyLAB, zegt naar aanleiding van het onderzoek: 'Bedrijven zouden zich iets meer zorgen moeten maken. Het maken van backups is niet in alle gevallen voldoende. Backups zijn heel slecht doorzoekbaar en worden, in tegenstelling tot archieven, niet geconverteerd naar een nieuw systeem. Dat kan een probleem worden als je onverhoopt gedwongen wordt bepaalde informatie te overhandigen. Want ook in Nederland stellen verschillende instanties, waaronder de belastingdienst, strenge retentie-eisen aan de administratie van een onderneming. Onder administratie vallen ook e-mails en zelfs afspraken en agenda’s die tegenwoordig worden gemaakt in Exchange. En let hierbij op, digitale correspondentie moet ook digitaal worden bewaard.'

Ga voor het volledige onderzoek naar de website van ZyLAB (.PDF).