Een standalone printer of Managed Print Services - wat past bij wie?

Auteur: Wouter van Dijk Sales Director Xerox & Veenman

Als je een standalone printer nodig hebt, is het snel online bestellen en leveren via de bekende online retailers zeker het gemakkelijkst. Tegelijkertijd zijn er echter, afhankelijk van de fabrikant en de kwaliteit, op de lange termijn bijkomende kosten die je als organisatie niet mag verwaarlozen.

Bij de aanschaf van een printer zonder extra services is het in ieder geval belangrijk dat de printer moeiteloos en zonder de noodzaak van extra software kan worden aangesloten op de clouddiensten en IT-systemen die een bedrijf al gebruikt. Dit is vooral belangrijk voor kleine bedrijven zonder IT-experts. Hier biedt een goed ontwikkeld ecosysteem van MFP-apps aanzienlijke voordelen. In het ideale geval bestaat dit uit een voortdurend groeiende ‘app-store’ en een open ‘app-platform’ waarop ook externe softwarepartijen hun apps kunnen aanbieden. Medewerkers krijgen zo toegang tot allerlei handige apps op deze slimme multifunctionele printer. Deze is vervolgens eenvoudig en efficiënt te gebruiken voor dagelijkse kantoortaken, zoals het digitaliseren en archiveren van documenten.

Managed Print Services: kostenefficiëntie en procesoptimalisatie

Naast de voordelen van up-to-date printers en geschikte apps kan het advies van een Managed Print Services-provider het printerpark en het printverbruik fors optimaliseren. Dat leidt vaak tot aanzienlijke kostenbesparingen en een sterk verbeterde service. Denk hierbij aan het zogenaamde asset management over de gehele looptijd zonder tijdrovende inzet van eigen (IT-)middelen. Ook kan men problemen snel oplossen en defecte apparaten vervangen. Een ander voordeel is de automatische nabestelling en levering van benodigde materialen en een vereenvoudigde boekhouding door facturering op basis van verbruik. Door regelmatig onderhoud en updates zorgt een managed services provider ook voor een betere bescherming tegen cyberaanvallen.

Daarnaast is het rekening houden met duurzaamheidsaspecten die verder gaan dan de eigenlijke productieketen - zoals rapportage over en reductie of compensatie van CO2 - tegenwoordig een belangrijk onderdeel van de meeste MPS-diensten. Bedrijven kunnen deze verbetermaatregelen ofwel zelfstandig in projecten doorvoeren - als ze eigen medewerkers hebben die verantwoordelijk zijn voor duurzaamheid - of ze simpelweg via een extra dienst van de MPS-dienstverlener betrekken.

MPS als holistische all-round dienst

Bij het bepalen van de voordelen van MFP is het raadzaam de beslissing te baseren op de omvang en de algehele eisen van de organisatie. Hoe groter het bedrijf en hoe groter de belasting van de interne IT door het digitaliseren van het kantoor, des te waarschijnlijker is het dat MPS een allround dienst is. Een MPS-dienst kan echter ook de moeite waard zijn voor kleinere bedrijven die niet over eigen IT-experts beschikken of zich volledig op hun kernactiviteiten willen concentreren. Vandaag de dag is er voor vrijwel alle bedrijfsgroottes een geschikte MPS-dienst op de markt. Bedrijven zouden daarom het gesprek moeten aangaan met hun ‘printerleverancier’, die hun de voordelen van een op hun eigen behoeften toegesneden MPS-dienst zouden moeten tonen.

MPS als ideale basis voor de digitale werkplek - op kantoor, thuis of onderweg

In het kader van de toenemende digitalisering wordt efficiëntie op de werkplek steeds belangrijker. Op dit moment leiden het beheer van papieren documenten en handmatige bedrijfsprocessen in veel bedrijven nog steeds tot aanzienlijke inefficiëntie. In sommige gevallen zijn individuele taken zelfs onmogelijk omdat belangrijke papieren documenten niet beschikbaar zijn in het thuiskantoor of onderweg. Dit is precies waar MPS-aanbieders met hun diepgaande kennis het verschil kunnen maken. Zij kunnen met hun brede scala aan digitaliseringsapparatuur, software voor documentbeheer en automatisering van bedrijfsprocessen de werkprocessen van veel bedrijven digitaler en dus efficiënter kunnen maken.