Drivve | DM: gestroomlijnd documentmanagement via de browser

Drivve | DM is een totaaloplossing om binnen organisaties te werken met documenten. Het maakt het mogelijk documenten te zoeken en te delen, waardoor teams efficiënter samen kunnen werken.

Structuur

De oplossing kent een klassieke archiefstructuur: een archief, het zogenaamde cabinet, bestaat uit een drawer, die vervolgens uit uit folders met binders bestaat. Het is een herkenbaar systeem voor elke organisatie, waarmee een document simpelweg niet kwijt kan raken. Bij het opslaan van documenten worden deze naar de database van Drivve gestuurd wanneer je de software afneemt als cloud-oplossing. Documenten komen dan op de servers van Amazon in Duitsland te staan. Drivve | DM is echter ook verkrijgbaar als on-premise-oplossing, wanneer je liever de documentstroom binnen je eigen organisatie houdt.

Interface

Via een gebruiksvriendelijke interface vind je aan de rechterkant de verschillende zoekopties. Deze zijn in te stellen naar gelang de rol van de gebruiker in een organisatie. Zo geeft de Views-functie je de mogelijkheid vooraf ingestelde zoekopdrachten binnen een digitaal archief in te stellen. Handig wanneer je veel binnen dezelfde archieven werkt. Het scheelt tijd en werkt erg gemakkelijk. Interessant is de Spaces-functie. Hiermee hang je als het ware een overkoepelende tag aan documenten om deze snel en gemakkelijk terug te vinden. Je kunt het zien als tijdelijke archieven, waarbij projectnummers worden gebruikt die het sorteren van documenten en het terugvinden hiervan in de database gemakkelijk en overzichtelijk maakt.

Wanneer je maar wilt je documenten inzien is met Drivve | DM absoluut geen probleem. Voor iOS biedt Drivve je een dedicated app om gemakkelijk aan de slag te gaan met documenten overal ter wereld. Daarnaast is de Office-integratie standaard functionaliteit. Documenten die verstuurd of ontvangen worden met Word, Excel, Outlook etc., kunnen direct met een druk op de knop met de juiste indexsleutels gearchiveerd worden.

Veiligheid

Onderaan het scherm vind je diverse functies die aan de rol van de gebruiker hangen. Als administrator heb je volledig toegang tot deze functies, waarbij je gebruikers toegang kunt verlenen of juist ontzeggen tot bepaalde archieven, zodat iedereen kan werken met de documenten waar hij of zij mee moet werken en geen last heeft van irrelevante documenten. Tevens werkt dit natuurlijk als een stukje beveiliging voor je documentarchief. Rechten toekennen kan op gebruikersniveau, of je kunt gebruikers toekennen aan groepen en die bepaalde rechten geven.

Collaboratie

Voor samenwerken biedt de software een flexibel systeem wat werkt met templates om workflows aan te maken. Dit is een geautomatiseerd systeem waarmee een document terecht komt in de inbox van vooraf ingestelde gebruikers. Hieraan kan bijvoorbeeld een tijd gehangen worden door degene die het document heeft verzonden, zodat het op tijd verwerkt en verder gedistribueerd kan worden binnen de workflow. Nadat het document bewerkt is, gaat het naar de inbox van de volgende gebruiker binnen de keten van de template. Hiermee kun je een uitgekiend en gestroomlijnd systeem opzetten waarbij er een logische documentstroom ontstaat en zaken die opgepakt moeten worden niet in de lucht blijven hangen. Een erg slim systeem!