Dit is hoe je met de nieuwe functie van het kantoor omgaat

Zakelijk Nederland verkast massaal naar (gedeeltelijk) virtuele werkomgevingen. De rol van het kantoor is veranderd. Wie zich in de afgelopen tien jaar op digitalisering heeft gericht wordt uitbetaald; wie het onderwerp links heeft laten liggen timmert keihard aan de weg. 

De maatregelen om de verspreiding van het virus tegen te gaan blijken wisselvallig. Drie maanden terug was het voor velen onduidelijk hoe een terugkomst naar de traditionele werkplek eruit zou zien. Inmiddels is het glashelder dat er van een terugkomst eigenlijk geen sprake is. De toekomst van het kantoor is bewegelijk. En werkweken die uit meer thuis- dan kantoordagen bestaan zijn de norm. 

Nooit meer filerijden 

Vanzelfsprekendheid is niet langer de motivatie om ‘s ochtends op de A4 of het station aan te schuiven. Vandaag de dag reizen we uitsluitend met een doel. Soms noodzaakt een project de nabijheid van collega’s. Soms laat de thuiswerkplek periodiek te wensen over. Doelen lopen uiteen, maar bieden gezamenlijk voldoende redenen voor het voortbestaan van kantoren. En verschuiven de beweegredenen voor een aanwezigheid op kantoor, dan verandert de fysieke vorm van een kantoor. 

Het artikel vervolgt onder de afbeelding.

Voorzieningen die jarenlang gebruikt werden voor het faciliteren van alledaagse werkzaamheden beginnen stof op te vangen. Alledaagse werkzaamheden vinden immers in woningen plaats. De helft van de werknemers van een willekeurig bedrijf heeft waarschijnlijk al een thuismonitor of -printer, wat de functie van kantoormonitors en -printers drastisch reduceert. Hetzelfde geldt voor bureaustoelen, archiefkasten en tafels; op het moment van schrijven wordt er een gigantische hoeveelheid kantoorruimte door onnodige meubels en elektronica verbruikt. 

Daar wil je logischerwijs vanaf. Kantoorruimte blijft waardevol, zelfs wanneer dergelijke ruimte niet langer noodzakelijk is voor het faciliteren van medewerkers. Tegelijkertijd is het creëren van ruimte uitdagend. Probeer je dertig, vijftig of zelfs honderden oude IPS-displays op een online veilingssite te slijten, dan heb je al gauw een idee van de gigantische berg waar je tegenop probeert te klimmen. Het verkoopproces kost je doorgaans meer dan de verdiensten. Dat is in het geval van oude meubels niet anders. 

Wat nu?

Dus donderen we alles weg. Klinkt kort door de bocht - is het ook. Ga je achteloos aan de slag met het vernielen of afdanken van elektronica, dan ben je in een mum van tijd in overtreding. Veroorzaak je een datalek omdat de harde schijf van een slordig weggegooide desktop in de verkeerde handen valt, dan ben je aansprakelijk. De fout kan je tien- tot honderdduizenden euro’s kosten. 

We vatten samen. Kantoorruimte is waardevol. En wordt momenteel verbruikt door waardeloze apparatuur en meubels. Het wegwerken van die apparatuur lijkt makkelijk, maar is in de praktijk een risicovolle, tijdrovende klus. Het probleem is glashelder. De oplossing - gelukkig - ook. 

Zoals tweedehandswinkels de recycling van oudere meubels tot een heuse business weten om te toveren, kent de recycling van ICT en kantoorobjecten diverse specialisten. Wil je een harde schijf vernietigen, dan kom je voor een behoorlijke klus te staan. Hebben we het over tientallen of honderden harde schijven en een even grote hoeveelheid andere elektronica en meubels, dan spreken we van onbegonnen werk. Dus doe je er goed aan om uit te besteden. Zo bespaar je jezelf de nare verrassing van aansprakelijkheid voor een datalek en gemiste kansen die met voldoende kantoorruimte benut hadden kunnen worden.