Denk na wat je met je data doet!

Het is de nachtmerrie van elke ondernemer: de vitale data van je bedrijf kwijtraken door een crash of ander probleem. Gelukkig heb je een backup klaar staan waarmee je zo snel mogelijk weer aan de slag kunt. Toch? Helaas is niet elke backup-oplossing gelijk. Het is zaak kritisch te kijken naar de mogelijkheden en de verschillende vormen van backup. Dat is niet makkelijk, tachtig procent van de mkb’ers geeft aan dat ze databescherming te complex vinden. Elke oplossing heeft zijn eigen voor- en nadelen. De oplossing kiezen die bij jouw bedrijf past, kan je als ondernemer flink wat geld en moeite besparen.

Kritieke data

Allereerst is het zaak om goed naar de data aanwezig in jouw bedrijf te kijken. Welke gegevens moeten op ieder moment beschikbaar zijn en in de laatste versie? Dit is belangrijk omdat je er voor kunt kiezen de minder essentiële data op een andere manier op te slaan dan de data die je op ieder moment beschikbaar moet hebben. Niet alle data is gelijk. Ook is het slim om te kijken over welke data een ander absoluut geen beschikking mag hebben. Deze data moet goed beveiligd worden opgeslagen, zeker een belangrijke overweging als je besluit gebruik te maken van een oplossing in de cloud.

Welke backup-oplossing kies ik?

Er zijn verschillende backup-methoden beschikbaar. Allereerst de bekende image-backup, waarbij een beeldbestand van het hele systeem wordt opgeslagen om dit op een later tijdstip terug te kunnen zetten. Dit heeft zowel voordelen als nadelen. Het grootste voordeel is dat je hele systeem in één keer terug wordt gezet en precies bevat wat er allemaal op het moment van de backup op de pc stond. Deze methode is het beste te gebruiken om een pc te herstellen naar de originele staat. Nadeel van deze methode is dat het hele systeem wordt opgeslagen, waardoor er veel onnodige data wordt meegenomen. Daarnaast duurt het lang om een backup te maken en terug te zetten, doordat er zo veel onnodige gegevens (als besturingssystemen) mee worden genomen. Niet de meest praktische optie voor dagelijks gebruik. Je kunt ook kiezen voor een backup op bestandsniveau, waarmee alleen bepaalde bestanden worden meegenomen in de backup. Hierdoor is het mogelijk om alleen de beschadigde, of per ongeluk verwijderde bestanden terug te zetten. Onder deze optie vallen een aantal backup-methoden:

Incrementeel: Een incrementele backup bevat in eerste opzet alle bestanden die op een pc of laptop aanwezig zijn. Daarna worden dagelijks de bestanden opgeslagen die na de vorige incrementele of volledige backup zijn gewijzigd. Om een bestandsmap te herstellen zijn de originele volledige backup en elke daarna gemaakte incrementele backup nodig.

Volledig: Deze vorm verschilt niet veel van de image-backup, behalve dat er individuele bestanden kunnen worden teruggezet. Het nadeel van deze methode is dat iedere keer dat een backup wordt gemaakt, het hele systeem wordt opgeslagen, waardoor veel onnodige data wordt overgezet. Dit kost veel tijd en bandbreedte, en is daardoor verre van ideaal.

Progressief: De progressieve backup is gebaseerd op het principe van de incrementele backup. De eerste backup wordt gemaakt van het volledige systeem, waarna alleen nog incrementele backups worden gemaakt. Bij het terugzetten zijn in dit systeem niet alle incrementele backups nodig, maar wordt er gewerkt vanuit een lijst van terug te zetten bestanden, die vervolgens van de server worden opgehaald.

Differentieel: Ook hier wordt de eerste keer een volledige backup gemaakt, waarna alleen nog de bestanden die sinds de laatste volledige backup zijn veranderd, worden opgeslagen. Het voordeel ten opzichte van incrementele backup, is dat na een succesvolle volledige of differentiële backup de oude backups verwijderd kunnen worden en er ruimte wordt bespaard.

Welk medium kies ik?

Dan is er nog een verschil in de mogelijkheden die de backup-media bieden. Net als bij bijna elke andere technologie zijn er tegenwoordig ook backups as-a-service beschikbaar en kun je volledige diensten zo afnemen uit de cloud, maar veel bedrijven zullen er voor kiezen hun gegevens wat dichter bij huis te houden. Een backup in de cloud bij een derde partij brengt bepaalde risico’s met zich mee, zoals de locatie waar je data wordt opgeslagen. Een opslaglocatie buiten ons land valt tenslotte onder heel andere wetgeving dan een datacentrum in de regio. Het voordeel van de cloud is dat er vaak mogelijkheden zijn om op afstand het beheer van devices uit te voeren. Bij uitstek geschikt voor zakelijke laptops, die kwijt kunnen raken of gestolen kunnen worden. Met enkele simpele handelingen blokkeer je het hele systeem en bescherm je jouw kritieke data, die vervolgens gemakkelijk terug kan worden gezet op een nieuwe laptop. Veel bedrijven maken nog altijd gebruik van oplossingen op tape of losse schijven. Dit heeft zowel voor- als nadelen. Het grootste probleem is dat deze oplossingen vatbaar zijn voor ‘media decay’, waardoor de opgeslagen data na een tijd niet meer uit te lezen is. Hoe lang dit duurt verschilt per medium.

Ook is de nas in opkomst als backup-voorziening. Door de geringe ruimte die een professionele nas inneemt en de grote hoeveelheid data die erop kan worden opgeslagen, biedt de nas een uitstekende optie voor kleinere bedrijven om hun data veilig lokaal op te slaan. Veel moderne nassen worden speciaal voor dit doeleinde uitgerust met uitgebreide zakelijke toepassingen om het veilig opslaan van je bedrijfsgegevens zo makkelijk mogelijk te maken. In theorie heb je er geen it-verantwoordelijke meer voor nodig.