De printer en de AVG van OKI

wo, 13/03/2019 - 07:41

Door: Redactie WINMAG Pro

Ook revoluties vereisen regulatie. De AVG heeft geen introductie meer nodig; iedere EU-burger is inmiddels beschermd door privacywetten – wetten waar vrijwel ieder bedrijf zich aan dient te houden. Deze zogenoemde Algemene Verordening Gegevensbescherming wordt door menig internetgebruiker geassocieerd met de digitale verwerking van gegevens. Logisch, maar foutief. Bits zijn niet tastbaar. Papier wél. Dit is wat de AVG inhoudt voor de poorthouder tussen digitaal en fysiek: de printer.

Zij het een loonstrook, etiket voor direct mail, financieel-, contact- of adresgegevens, elke vorm van informatie dient gedrukt te worden conform de voorschriften. Bedrijven die – voor welke reden dan ook – kiezen om digitale informatie om te toveren tot inktbedrukt papier, worden verantwoordelijk gesteld voor het naleven van dezelfde regels waar gigantische online dataverwerkers mee te maken krijgen. Een juiste printer helpt daarbij. Maatregelen als pincode-beveiligd afdrukken, beveiligde MFP-logins en mogelijkheden tot connectie met gecodeerde harde schijven en versleutelde netwerken zijn te treffen om verantwoord data af te drukken. Bewust omgaan met fysieke gegevens is een uitdaging. Inzicht helpt.

Uitvoerlade

Gegevensverlies vindt veelal plaats in de printer-uitvoerlade. De persoon die verantwoordelijk is voor het afdrukken, en daarmee de uitwerpsels van deze, doet er goed aan om regelmatig te controleren of er geen gevoelige documenten achterblijven. Sommige printers bevatten een functie om gebruikerstoegang te beperken, evenals pull-printfunctionaliteit waarbij gebruikers afdruktaken kunnen ophalen bij elk apparaat op het bedrijfsnetwerk. Omdat in dit geval de printopdracht pas wordt geactiveerd wanneer de gebruiker zelf bij het printapparaat aanwezig is, neemt de kans op rondslingerende prints met gevoelige informatie sterk af. Een map

Opslag

Moderne printers bevatten een harde schijf. Je doet er goed aan om te zorgen dat deze versleuteld is, net zoals het belangrijk is om een SDD, HDD of NAS te beveiligen. Printers met harde-schijfversleuteling van 128 of 256 bits maken het enorm lastig voor ongewilde toegangszoekers om jouw schijf te kraken. De zogenaamde Private Print-modus, onder andere inbegrepen in de meeste OKI-printers, wist taken direct na uitvoer uit het interne geheugen.

Netwerk

De tijden van een draadverbinding tussen de stuurcomputer en printer zijn voorbij. Zoals het signaal van jouw tablet, smartphone of computer vergrendeld dient te zijn, levert een fatsoenlijke printer de mogelijkheid voor IP-filtering middels netwerkbeveiligingsprotocollen (IEEE802, IPSec, SSL).

OKI's Cloud

Tot slot: maatregelen in het geval van slecht weer. Het juiste afdrukapparaat houdt rekening met de cloud. Direct afdrukken vanuit OneDrive, Google Cloud, SharePoint of Dropbox kan, kortdurend of niet, in een blote verbinding resulteren. Voor kopzorgvrij geprint is het aan te raden een leverancier te vinden die middels software beveiligde verbindingen met populaire data- en documentverwerkers toelaat. ‘Sendy Explorer’ van OKI is voorbeeldig: de geintegreerde browser helpt bij het beheren van de infrastructuur en voorkomt onbevoegde toegang, waardoor documenten vertrouwelijk blijven, mobiel afdrukken veilig is en een volledige audit trail van afdrukactiviteiten beschikbaar is.

Onverwachtse ontwikkeling van o.a. OKI

Een zorgvuldige dekking van behoeften die de AVG met zich meebrengt is spaarzaam. Begrijpelijk, want printerleveranciers sprinten om te voldoen. Denk je aan verwerkersverantwoordelijkheid, dan komen de documentenlades van een willekeurig kantoor niet naar voren. Toch moeten ook opberghokken, mappenkasten en uitvoerlades verbogen en vervormd worden om bij te blijven. Onder andere printleverancier OKI stelt hierin het voorbeeld. Uitgebreide informatie over het onverwachte verband tussen digitale wetgeving en de materiele wereld vind je op de website van OKI.