CRM in de cloud

CRM-systeem

CRM is de motor van ieder bedrijf. Dat was het al toen het nog ‘gewoon’ een programma was op je server, maar dat is het nog meer nu je het ook in de cloud kunt gebruiken en de mogelijkheden nog veel groter zijn. Vrijwel iedere vorm van automatisering binnen je bedrijf begint bijvoorbeeld met CRM. Ben je van plan om binnenkort een stap te maken richting werken in de cloud, of wil je dit verder uitbreiden? Dan is de juiste keuze voor een goed CRM-systeem van groot strategisch belang. En dat kan nog behoorlijk lastig zijn. Als buitenstaander raak je al snel de weg kwijt in het oerwoud aan CRM-systemen en -aanbieders. Alleen al in Nederland zijn het er ruim dertig. Wat ze vrijwel allemaal gemeen hebben, is dat ze technisch prima functioneren. Maar dat is nog geen reden om dan maar de goedkoopste te bestellen.

Integratiemogelijkheden

Je kunt het CRM naar de cloud verplaatsen, gewoon omdat je het makkelijk vindt. Of je kunt het doen, omdat je echt een digitale transformatieslag wilt maken. In dat laatste geval zijn de integratiemogelijkheden van je CRM-systeem van groot belang. Een simpel voorbeeld. Met CRM in de cloud is het mogelijk om een account van een klant direct te koppelen aan je boekhoudsysteem. Op het moment dat hij online een bestelling doet, krijgt hij via het boekhoudsysteem automatisch een factuur toegestuurd. Op papier, of online. Door je CRM te koppelen aan de logistieke app, kun je bestellingen automatisch doorzetten en in laten plannen.

Wil je dit soort automatiseringen introduceren in je bedrijf, dan houdt dit automatisch in dat je bij het aanschaffen van je CRM ook direct moet nadenken over de andere applicaties en de connecties die je daartussen wilt leggen. Ga daarbij altijd uit van je eigen doelstellingen. Grote partijen, zoals Microsoft en Google, bieden vaak een totaalpakket aan waarbij je zelf kunt ‘shoppen’ uit apps, die altijd met elkaar matchen. Bij kleinere aanbieders moet je daar wat voorzichtiger mee zijn en goed nagaan of ze kunnen bieden wat je nodig hebt.

Kies een ervaren CRM partner

Omdat er op dit moment heel veel bedrijven overgaan op werken in de cloud, schieten ook de CRM-partners als paddestoelen uit de grond. Uiteraard beloven die van alles, maar hebben ze vaak maar een korte track-record. Daardoor loop je de kans dat jouw bedrijf nummer twee, of drie is die ze begeleiden, waardoor ze zelf tegen allerlei problemen aanlopen.

Juist bij een CRM-partner is het dan ook belangrijk om te kiezen voor een bedrijf dat minimaal drie jaar bestaat. Het liefste vijf jaar. Dat betekent namelijk dat ze ervaring hebben met het volledige proces. Dus zowel met het plannen, het verzorgen van de inrichting, het geven van adoptietrainingen en het verzorgen van het beheer.

Hierdoor zal het hele transitieproces binnen je bedrijf waarschijnlijk veel soepeler verlopen. Bovendien zorgt ervaring er ook voor dat ze een veel beter advies kunnen geven als het gaat om het aanschaffen van het voor jou beste CRM-systeem.

Gebruiksvriendelijkheid

Misschien is dit nog wel de belangrijkste valkuil. Niet alleen voor CRM, maar voor het hele werken in de cloud. Veel bedrijven gaan er onterecht vanuit dat hun medewerkers wel snel aan CRM in de cloud kunnen wennen. Maar zeker op het moment dat je nieuwe functionaliteiten toevoegt die ze moeten beheren en beheersen, valt dit vaak vies tegen. Dit valt deels op te lossen door goede training (adoptie), maar ook de gebruiksvriendelijkheid van de software zelf is natuurlijk van groot belang. De belangrijkste tip is dan ook om een nieuw CRM-systeem niet in je eentje vanachter je computer uit te zoeken, maar om dat in samenwerking te doen met het hele bedrijf én met een goede CRM-partner.