Complete chaos (gastcolumn)

Weggooien is moeilijk. Er zijn verschillende tv-programma’s volledig gewijd aan verzamelaars die maar geen afscheid kunnen nemen van al hun verzamelde spullen. Alle kamers vol, nergens is meer de vloerbedekking te zien. Met veel pijn en moeite en met begeleiding van een coach worden woonkamers en slaapkamers ontruimt en weer leefbaar gemaakt. Als ik het zie denk ik altijd weer: ‘Hoe kan je het zover laten komen’. Het lijken de uitzonderingen in de maatschappij.

Als het om het opslaan van data gaat, zijn vele van ons, waaronder ikzelf, echter niet veel anders. Bij ons bedrijf, Backup-Connect, veranderen we om het jaar van huisstijl en zonder problemen zijn alle versies van de afgelopen tien jaar door mij eenvoudig terug te vinden op mijn computer. Alle afbeeldingen, teksten en advertenties staan echter her en der opgeslagen. In vier talen ook nog. En dat tussen alle mailingen, adresbestanden en speciale projecten die ik ooit heb opgeslagen omdat dat toen zo belangrijk was. Voor mij is het allemaal ‘logisch vindbaar’, voor andere onmogelijk om door te komen of om te begrijpen wat het is. Net als bij de ‘uitzonderingen in de maatschappij’ was het bij mij een chaos, maar dan op mijn computer.

Afgelopen week had ik mijn limiet in opslag bereikt. Mijn ‘werkmap’ was vol. Mijn eerste reactie was: ‘Dan moet mijn map worden uitgebreid’. Logische reactie, want met een eigen datacenter met rekken vol met opslagservers, mag een 'tera-tje erbij' voor mij toch geen probleem zijn.

Die terabyte was technisch geen probleem, maar principieel wel. Mijn werkmap is meer dan groot genoeg voor een gemiddelde marketeer. Ik moest het er maar mee doen volgens onze systeembeheerder. Met het gevoel dat ik herkende van de tv begon ik mijn werkmap te doorzoeken.

Een paar kleine bestanden konden wel weg, maar ja, daar redde ik het niet mee. Tijd voor de echte grote schoonmaak dus. Eenmaal over de drempel heen ben ik begonnen met het echte opruimen. Wat ik echt nodig heb mag blijven, de rest gaat weg. En, net als op de tv, was ik achteraf opgelucht. Er is nu structuur en meer dan voldoende ruimte over in mijn werkmap, en toch ben ik niets kwijt.

Onze klanten bieden we een onlinebackup met een datalimiet. Veel bedrijven groeien in de loop der tijd met hun data en lopen op een gegeven moment tegen deze limiet aan. Ons eerste advies is dan ook altijd om jezelf niet de vraag te stellen: Welke data mee in de backup?

Dat is namelijk alles en dat mag natuurlijk niets kosten. Stel wel de vraag: ‘Welke data heb ik nodig na een calamiteit? Dat is andere koek. Dat is namelijk je administratie, e-mail, website, de lopende projecten en je crm-systeem. En dat mag best wat kosten, want dat moet gegarandeerd goed en binnen enkele uren weer terug te halen zijn. Zonder deze data ben je als bedrijf namelijk binnen enkele maanden failliet.

Uit eigen ervaring weet ik hoe moeilijk het is, maar neem het van mij aan, na een flinke opruimbeurt voel ook jij je weer een stuk lekkerder!