Communicatie op de moderne werkplek

Op een 'ouderwets' bureau vind je een bureautelefoon, een desktop en vaak een stapel papier. Maar de moderne werkplek is anders. De desktop wordt een laptop, in combinatie met mobiele devices, de bureautelefoon verdwijnt en die stapel papier staat nu op een nas of server. Er verandert veel, zeker op het gebied van communicatie. Hoe zit het precies met de communicatie op een moderne werkplek?

Altijd en overal

Het belangrijkste is dat je niet langer afhankelijk bent van een communicatie-apparaat dat bij slechts één werkplek hoort. Je wisselt immers regelmatig van bureau en alles iedere dag meenemen is geen optie. Dit betekent dat we ons gaan richten op andere oplossingen, waarmee je altijd en overal bereikbaar bent. Meest voor de hand liggend is de smartphone. Nadeel is dat niemand graag met twee telefoons rondloopt, dus het toestel dat je voor werkaangelegenheden gebruikt, gaat mee naar huis en wordt ook privé gebruikt. Gelukkig zijn hier diverse oplossingen voor bedacht. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor dual-sim: twee simkaarten in één telefoon. De ene is voor werk, de andere voor privégebruik. Gemakkelijk, want zo houd je het onderscheid eenvoudig. Je hebt twee telefoonnummers, waardoor je niet snel op je zakelijke nummer gebeld wordt voor privézaken. Nadeel hiervan is wel dat je altijd op beide nummers bereikbaar bent, en dus ook onder werktijd persoonlijke telefoontjes kunt ontvangen. Bovendien moet je voordat je belt aangeven met welk nummer je belt, wat vervelend kan zijn. Prettig is dat je twee abonnementen met elkaar kunt combineren, bijvoorbeeld één met een flinke databundel en één met veel belminuten.

Ook Google kwam dit jaar met een oplossing om werk en privé op één toestel gescheiden te houden, en deze oplossing beperkt zich niet tot smartphones. Alles waar Android op draait, is geschikt voor Android for Work. Deze oplossing is een compleet besturingssysteem, dat je zakelijke applicaties scheidt van je persoonlijke apps. Op het systeem kun je twee profielen aanmaken. Zo kun je twee e-mailaccounts instellen: één zakelijk en één privé. Zolang je gebruikmaakt van het zakelijke account, zie je de privémailtjes niet, want die bevinden zich op het andere profiel. Voor jou als ondernemer is het prettig om te weten dat je een eigen beleid in kunt stellen op iedere Androidsmartphone die binnen jouw bedrijf gebruikt wordt, waarmee je de beveiliging versterkt en het lekken van data voorkomt. Ook kun je ze managen met standaard API's – een soort bibliotheken waar alle programmeercode in te vinden is en je verteld wordt hoe je deze gebruikt – en slechts één enterprise mobility management console. Prettig voor je werknemers is dat je nooit hun privéaccount kunt bekijken, waardoor dat nog steeds persoonlijk blijft. Onderdeel van Android for Work zijn Apps for Work, Google Play for Work en Inbox for Work.

Organisaties als Firmtel komen ook met een oplossing voor communicatie binnen moderne werkplekken. Zij laten je met slechts één simkaart meerdere nummers gebruiken, zowel privé als zakelijk. Prettig hierbij is dat je geen applicatie hoeft te gebruiken, want je belt niet via het internet, maar via je gsm-netwerk. Dit betekent dat je de beste verbinding krijgt, maar ook dat je niet vanuit een app hoeft te bellen, wat veel voip-oplossingen wel afdwingen. Bovendien kun je per nummer aangeven of je beschikbaar bent of niet en je kunt gesprekken eventueel laten doorschakelen naar andere telefoonnummers of toestellen. Overigens hoef je Firmtel's oplossing niet op je smartphone te gebruiken, dezelfde software werkt ook op je pc. Groot nadeel blijft wel dat je nog steeds moet kiezen met welk nummer je wilt bellen.

Op je pc

Nu hebben we het vooral over smartphones en oplossingen voor mobiele apparaten, maar je kunt natuurlijk ook communiceren met je laptop. Social media zijn hier een goed voorbeeld van, want juist deze media komen steeds meer op. Er zijn zelfs bedrijven die de interne communicatie volledig via een Facebook-groep laten lopen. En dezelfde soort formats worden gebruikt voor interne communicatie. Zo kun je op Socialcast, een platform voor interne communicatie, updates plaatsen, reageren op updates van anderen, updates 'liken' en met elkaar chatten. Het platform lijkt dus vrij veel op Facebook, maar dan in een zakelijk jasje. Verder kun je communiceren met oplossingen als Skype for Business, het voormalige Lync Online. Hierin kun je niet alleen bellen, maar ook videogesprekken voeren, online vergaderen en samenwerken. Het Office-pakket van Microsoft heeft zelfs een integratie voor Skype for Business, zodat je in een document kunt videobellen en zo gemakkelijk kunt overleggen over de inhoud van een document. Bovendien is Skype for Business ook te gebruiken op mobiele apparaten, zodat je altijd en overal bereikbaar bent. Mits je dit wilt natuurlijk, want je kunt Skype ook gewoon afsluiten.

Beveiliging

Dan rest nog de beveiliging. Want hoewel het altijd en overal bereikbaar zijn prettig is, neemt dit wel wat beveiligingsrisico's met zich mee. Je werknemers nemen hun mobiele apparaten mee naar huis en laten hun kinderen ermee spelen. Ze gebruiken de apparaten ook voor privéaangelegenheden. Hoe veilig is dit? Niet dus. Dit betekent dat je een goed beleid moet opzetten en je werknemers vooral ook moet vertellen waarom ze zich aan dit beleid moeten houden. Leg je keuzes uit, dan zijn je werknemers sneller geneigd om zich eraan te houden. Daarnaast moet je een aantal overwegingen maken. Welke apparaten sta je bijvoorbeeld toe in jouw onderneming? Wil je alles goed beveiligen, dan moet dat per apparaat en is het wel zo gemakkelijk om slechts één soort device toe te laten binnen jouw onderneming, bijvoorbeeld alleen maar iPhones, iPads en Macbooks. Je kunt je werknemers moeilijk uitsluiten op basis van het apparaat dat ze gebruiken. Veel mensen nemen deze apparaten ook mee naar huis en gebruiken ze - zeker smartphones en tablets - ook privé. Dan kun je niet afdwingen dat iedereen alleen iOS of Android gebruikt.