Cases: drie hostingvraagstukken

Case 1: Vastgoedmakelaar X

Bedrijf X is een grote vastgoedmakelaar met veertig mensen in dienst. Voor het beheer van de contacten maken ze gebruik van een in-house geprogrammeerde crm-applicatie. De server van deze applicatie staat inpandig. Dat brengt de nodige risico's en problemen met zich mee: hoewel het beheer deels op afstand kan plaatsvinden, moet voor de backup van de database lokaal iets geregeld worden met een kopie op een externe schijf. De e-mail is wel uitbesteed aan een hoster, maar het liefst houden ze alle it bij een provider. Ze zoeken dus concreet een provider die voor hen crm en e-mail op een goede manier kan hosten en ontsluiten.

IS Online:

Een applicatie die zo belangrijk is vraagt om een plek op een high performance computing en storage platform. Het is een logische stap om voor de hosting van de crm-applicatie gebruik te maken van het Enterprise Cloud Computing platform van IS Enterprise, het IS HyperGrid. Het HyperGrid biedt een flexibel in te zetten platform voor klant X waar zij zonder zorgen over hardware- en OS-beheer hun crm-applicatie kunnen hosten.

De besturingssystemen worden door IS onderhouden en zijn daarmee altijd up to date. Deze dienst voorziet ook in het veilig en hoogfrequent wegschrijven van de backup naar een fysiek gescheiden locatie. Voor het gebruik van e-mail faciliteiten adviseert IS Bedrijf X gebruik te maken van Microsoft Hosted Exchange, de ideale e-mail oplossing die altijd werkt en standaard voorzien is van back-up en archivering.

Kortom, door gebruik te maken van het IS HyperGrid, Microsoft Hosted Exchange en de Shared Back-up oplossing van IS Enterprise hoeft Bedrijf X zich geen zorgen meer te maken over haar crm-applicatie en e-mail en kan zich richten op haar kerntaken: het verkopen van vastgoed!

SoHosted:

Bij een vastgoedmakelaar maken ruim veertig medewerkers gebruik van dezelfde CRM-applicatie. De server die hier voor wordt gebruikt moet verhuizen naar een hostingprovider, die tegelijkertijd ook de e-mail verzorgd. Ons advies zou zijn het CRM-pakket op een virtual private server te verplaatsen. Het onderhoud van de hardware wordt hiermee uit handen gegeven, zodat er geen eigen personeel meer beschikbaar hoeft te zijn om storingen of hardwarefalen op te vangen. Ook reserveonderdelen voor de server hoeven niet meer te worden aangehouden.

Omdat een CRM-pakket vaak het hart van een organisatie vormt is High Availability een “must”, downtime zou betekenen dat veertig medewerkers niet verder kunnen werken. Een VPS-cluster dat beschikt over HA-technieken voorkomt dat hardwarematig falen van een server zorgt voor onbereikbaarheid. Mocht een storing onverhoopt optreden, wordt de virtuele server volautomatisch direct beschikbaar gemaakt op de overige hardwarematige servers. Veel providers bieden naast een virtuele server ook backups aan, die aangeboden worden op een ander dataplatform.

Door deze dienst wel af te nemen kan er afgesproken worden dagelijks een backup te laten maken van alle belangrijke e-mail en de database van het CRM-pakket. E-mailverkeer laten we bij voorkeur door een aparte virtuele server afgehandeld worden. E-mailverkeer zorgt vaak voor een hoge belasting op de harde schijven, zeker bij grotere aantallen medewerkers.

Case 2: Redactiebureau Y

Bedrijf Y runt een redactiebureau, waar uitgeverijen tijdelijke krachten kunnen inhuren voor allerhande kopij. Y heeft twintig redacteuren in dienst, die allemaal werken op een desktop- of laptop. Omdat redacteuren dikwijls thuiswerken of op pad zijn, zit 'het Nieuwe Werken' hen in het bloed. Toch is het computerpark ronduit 'rommelig': de meeste systemen zijn van de zaak, anderen werken op een 'eigen' laptop en er zijn eigenlijk geen restricties. De enige protectie is een firewall op de zaak.

Dat brengt allerlei beheerproblemen met zich mee, om over veiligheidsrisico's nog maar niet te spreken. Het liefst zou bedrijf Y alle desktopomgevingen 'uitbesteden', dichttimmeren en via het web (ook mobiel) weer beschikbaar stellen, bijvoorbeeld in de vorm van virtuele desktops. Maar ze staan ook open voor andere oplossingen: zolang ze hun computerpark maar kunnen uniformeren, reguleren en de desktops mobiliseren. De redacteuren hebben immers overal toegang tot hun documenten nodig.

IS Online:

Al deze vraagstukken worden in één keer opgelost met de Desktop-as-a-Service propositie van IS Enterprise. Redactiebureau Y kan gebruikmaken van virtuele (hosted) desktops op het IS HyperGrid, die tegen een vast bedrag per maand, per gebruiker worden afgerekend. Het Self Service Portal van IS Enterprise geeft direct inzicht in de kosten en biedt ook de mogelijkheid om gebruikers snel aan te maken en te verwijderen. Handig voor tijdelijke krachten.

De omgeving is voorzien van de nieuwste beveiligingsmethodes en beschikbaar vanaf elke computer, laptop of tablet met een internetverbinding. IS Enterprise kan de werkplek ook inrichten. Samenwerken kan door gebruik te maken van Microsoft SharePoint, de absolute standaard op dit gebied. Het delen van informatie binnen en buiten projectgroepen kan daarmee zeer eenvoudig worden geregeld. Zelfs de klanten van Redactiebureau Y zouden hierop toegang kunnen krijgen. Het gebruik van Microsoft Lync, de zakelijke variant van Windows Live Messenger met uitgebreide functionaliteit als documenten delen en voip maakt het samenwerken nog eenvoudiger. E-mailen kan met Microsoft Hosted Exchange. Snel en efficiënt werken met Desktop-as-a-Service van IS Enrerprise geeft Redactiebureau Y zonder twijfel grote voorsprong op haar concurrenten.

SoHosted:

Een redactiebureau heeft twintig redacteuren in dienst die (tijdelijk) worden ingehuurd door uitgeverijen. Omdat er veel buiten kantoor gewerkt wordt en bestanden overal beschikbaar moeten zijn, wordt er gekeken naar een “hosted” omgeving, die bovendien goed is beveiligd.

De beste oplossing voor het bereikbaar hebben van bestanden buiten kantoor, is werken in een virtuele omgeving vanuit een datacentrum. Een datacentrum is goed beveiligd tegen diefstal, heeft backups voor stroom en netwerk (internet) en high-tech oplossingen tegen brand. Vaak willen bedrijven servers binnen kantoor houden, “omdat er belangrijke data op staat en het kantoor veilig en dichtbij is”. Zodra de stroom uitvalt, er diefstal wordt gepleegd of het netwerk/internet wegvalt, zitten er 20 medewerkers zonder werk. Hostingpartijen hebben vaak meerdere internetverbindingen naar het datacentrum en meerdere stroomoplossingen mocht de stroom uitvallen.

Wij adviseren het werken met virtuele desktops op basis van Citrix XenDesktop of Microsoft Remote Desktop Services. De desktops worden beheerd in Active Directory, waarin de firewall, rechten, het wachtwoordbeleid, Windows updates, enzovoorts, worden geconfigureerd. Hiermee proberen we de gewenste uniformiteit te realiseren. De desktops worden beschikbaar gemaakt met cliëntsoftware of via bijvoorbeeld een webportaal. Eventueel wordt er gebruik gemaakt van een 2-factor authenticatie (token) om de toegang tot werkplekken dieper te beveiligen.

Case 3: Scholengemeenschap Z

Z is een scholengemeenschap met meerdere vestigingen, waar in totaal zo'n 150 medewerkers in dienst zijn. De servercapaciteit loopt op zijn einde, maar de leiding ziet het niet (meer) zitten om te investeren in hardwarematige servers. Ze willen servers voor namelijk flexibel kunnen inzetten tijdens perioden van grote drukten, bijvoorbeeld tijdens examenperioden, waarbij ze slechts tijdelijk behoefte hebben aan grotere servercapaciteit. Ook is het aantal nieuwe leerlingen niet ieder schooljaar goed te voorspellen. Flexibiliteit is dus gewenst. De IT-staf denkt hard na over virtualisatie en externe hosting van de nu nog inpandige, hardwarematige servers, maar weten niet goed bij wie of waar te beginnen. De servers worden gebruikt voor intern mailverkeer, remote desktopomgevingen voor leerlingen en leraren, voor de interne 'Blackboard-omgeving' en voor de administratie.

IS Online:

Flexibiliteit speelt hier een grote rol. Desktop-as-a-Service van IS Enterprise is hier een interessante oplossing. Het management van gebruikers kan men eenvoudig zelf beheren via het Self Service Portal, waar bovendien omwille van de veiligheid de leraren en leerlingen in gescheiden groepen opgenomen kunnen worden. Zonder investering tijdelijk extra servercapaciteit betrekken is geen enkel probleem op het IS HyperGrid enterprise cloud computing platform.

Alle locaties worden met elkaar en met de Desktop-as-a-Service omgeving in het IS Enterprise datacenter verbonden door gebruik te maken van de beproefde CrossNet oplossing van IS Enterprise. CrossNet is een volledig door IS Enterprise beheerd netwerk op basis van verbindingen van alle grote aanbieders. Voldoende bandbreedte en een sterke beveiliging zijn de uitgangspunten van CrossNet.

Investeringen in IT zijn hiermee verleden tijd. IS Enterprise biedt hiermee de optimale IT ondersteuning aan de leraren om onze jeugd klaar te stomen voor de toekomst. Capaciteit naar behoefte; betalen naar ratio van gebruik.

SoHosted:

De servers niet meer lokaal bij een vestiging plaatsen, maar in een datacentrum bij een serviceprovider lijkt hier de eerste logische stap. Hiermee wordt voorkomen dat er verder geinvesteerd moet worden in lokale hardware en alle voorzieningen die daarbij horen (dubbele internetlijnen, dubbele stroomverzieningen, koeling etc.).

Door te kiezen voor een virtuele oplossing op basis van bijvoorbeeld VMware, kunnen er makkelijk snel nieuwe servers wordt uitgerold. Dit uitrollen gebeurd op basis van templates, zodat er geen aparte serverinstallaties aan te pas komen. Virtuele servers worden onderling middels een private vlan gekoppeld, en via een vpn-verbinding met de verschillende vestigingen verbonden. Hiermee wordt direct voorzien in de tijdelijke behoefte naar een grotere servercapaciteit. Al dan niet tijdelijk opschalen naar meer processorkracht, meer intern geheugen of meer opslagcapaciteit kan binnen enkele uren. Zodra de extra resources niet meer nodig zijn, kunnen de virtuele servers weer worden uitgezet. Hierbij is het belangrijk goede contractuele afspraken te maken met de provider, of resources op basis van een 'on demand' betaalmethode af te nemen.