Breng orde in de documentstroom

do, 19/03/2015 - 13:36

Door: Redactie WINMAG Pro

In de huidige maatschappij is HNW (het nieuwe werken) en het creëren van een digitale werkomgeving niet meer weg te denken. Technologie moet ons leven makkelijker maken en ons meer controle geven over ons werk. Om orde op zaken te stellen in de documentstroom van uw organisatie zijn er een aantal stappen nodig. Nadenken over implementatie van de oplossing die past bij uw organisatie is daar ook een onderdeel van. Maar hoe pakt u dat aan?

Advies

Door de vele opties in oplossingen voor dossierbeheer, is het voorwerk minstens zo belangrijk als de uitvoering. Want wat voor de ene organisatie een fantastische implementatie is, is voor de andere organisatie een regelrechte ramp. Een van de belangrijkste eerste stappen is het inwinnen van advies. Bij aanbieders van documentoplossingen kunt u over het algemeen terecht bij een adviseur, maar daarvoor dient u wel eerst te weten wat u wilt en vooral waarom u het wilt. Hiervoor moet u eerst de organisatie goed in kaart brengen. Een adviseur kan vervolgens vertellen welke stappen u moet nemen tot succesvolle implementatie van een goed dossierbeheersysteem. Bij I-FourC kunt u, naast het inwinnen van gedegen advies, ook een DigitToolkit bestellen voor een eerste kennismaking. Dit is een gratis toolkit die u op weg helpt om alle stappen in kaart te brengen voor een succesvolle overstap naar een digitale werkplek. Hiermee bent u meteen op weg naar een succesvolle implementatie van een passende oplossing.

Heeft u het besluit genomen om te digitaliseren, dan wilt u eenvoudig bij al uw documenten kunnen. Al uw digitale informatie behoort één centrale verzamelplek te krijgen. Denk aan dossiers, plannen en facturen. Vanzelfsprekend is dit afhankelijk van het type organisatie. Informatie moet raadpleegbaar en bewerkbaar zijn. Dan is de benadering van I-FourC de juiste keuze! Extern archiefbeheer in combinatie met scandiensten die er voor zorgen dat dossiers binnen vijftien minuten digitaal toegankelijk zijn. Goed beheer moet aan een aantal voorwaarden voldoen:

Documenten moeten 24 uur per dag, zeven dagen per week te raadplegen zijn.
Raadpleging van documenten moet gemakkelijk en inzichtelijk zijn.
Documenten moeten beveiligd worden en enkel toegankelijk voor bevoegden zijn.

Het extern archiefbeheer van I-FourC betekent efficiënt, effectief en centraal beheer. De hoogst haalbare veiligheidsnorm is geïmplementeerd, ISO 27001 en NEN 7510, waarmee leveringsbetrouwbaarheid en veiligheid gegarandeerd wordt en u er zeker van bent dat uw documenten veilig beheerd worden.

Inzicht

In de praktijk dient u constant te kunnen werken met de benodigde documenten, waarbij snelheid en efficiëntie belangrijk is. Dit is met de I-FourC Virtual Archive, de SaaS oplossing van I-FourC voor dossierbeheer, een ultiem gemak. In combinatie met de I-FourC Virtual File en I-FourC Virtual File for iPad is bewerken en raadplegen van informatie (op locatie) ook gewaarborgd. Het creëren van toegankelijkheid van uw digitale archief is daarom net zo van belang als het proces van digitalisering. Houd dit in het achterhoofd.