Advanse koos voor Mamut One: ‘Overstappen verliep pijnloos’

Toen Wouter Wijma drie jaar geleden voor zichzelf begon wist hij een ding zeker. De financiële huishouding moest vanaf dag één op orde zijn. En dat gebeurde. Bij de start van zijn consultancybedrijf koos hij voor software van Mamut, een pakket dat onder meer relatiebeheer, administratie, facturatie en sales regelt. Wijma legt uit: 'Ik kwam bij Wavin vandaan en daar was alles heel goed geregeld. Omdat ik de administratie in mijn bedrijf ook goed op orde wilde hebben, ben ik direct op zoek gegaan naar geschikte pakketten. Ik wilde het zeker niet op een Excel-sheetje bijhouden.'

Meegegroeid

Het bedrijf van Wijma is goed op stoom gekomen. Inmiddels werken er drie man. Naast consultancy doet het bedrijf ook klantenonderzoek. 'Sterker nog, het is onze core business geworden', zegt hij. 'Voor organisaties is het belangrijk om te achterhalen wat er leeft onder klanten. Wij doen onderzoek zodat bedrijven kunnen inspelen op de wensen en behoeften van die klanten.' Het Mamut-pakket dat Advanse drie jaar geleden in gebruik nam, is meegegroeid met de behoefte. 'Ik wilde voorkomen dat je na twee jaar moet overstappen op een heel ander systeem. En dat heeft goed gewerkt. Aanvankelijk koos ik voor software die op mijn laptop draaide. Zo’n anderhalf jaar geleden stonden we voor de keuze om een server te gaan draaien in kantoor. Mamut kwam toen met een alternatief en dat bleek de ideale oplossing. We zijn overgestapt op software die ‘in de cloud’ draait. Een veel betere oplossing, al was het maar vanwege de prijs. Op zich is de aanschaf van een server nog niet zo’n probleem, maar het onderhoud ervan kan in de papieren lopen. Nu doet Mamut dat allemaal en betalen wij een vast maandbedrag.'

Toen Wijma begon heeft hij verschillende pakketen bekeken, voordat zijn keuze op Mamut viel. 'Ik heb onder meer naar Accountview en Afas gekeken. Toch viel de keuze op Mamut. De inititiele kosten waren vrij laag, maar de maandelijks kosten wel iets hoger. Toch was de kwaliteit van het aanbod in verhouding tot de prijs het best.' De overstap op de webgebaserede Mamut-versie verliep pijnloos. 'Het was een kwestie van mijn laptop synchroniseren en ik kon weer aan de slag.'

Extra voordeel van de overstap op het aanbod van Mamut - Mamut One geheten - was dat er standaard Windows Live Meeting in het pakket zit. 'Wij organiseren regelmatig webinars voor onze klanten. Dus dat was een welkome aanvulling.' Waar gebruikt Wijma het pakket nog meer voor? 'Bijvoorbeeld voor het maken en opvolgen van offertes. Als ik ‘s ochtends begin check ik eerst de mail in Outlook en daarna start ik Mamut op voor mijn taken, offertes en andere actiepunten. Die zaken zijn ook aan elkaar gekoppeld; bijvoorbeeld offertes aan contactpersonen. Verder verstuur ik facturen vanuit Mamut. Ook de maandelijks terugkerende facturen. Met een druk op de knop komt er een stapeltje uitrollen. Per maand ben ik een half uurtje bezig met factureren', vertelt de ondernemer.

'Handig is ook Sharepoint. Daarmee wisselen we documenten uit. Je kunt aan gebruikers bepaalde rollen toewijzen. Daardoor krijgt onze supportmedwerker toegang tot de juiste gegevens. En de consultant heeft toegang tot zijn gegevens. Aangezien je de software gebruikt via de browser, kun je overal werken. Het echte Nieuwe Werken dus. Zolang je een internetverbinding hebt. Ook met mobiele apparaten. Niet alleen met de laptop, maar ook met een iPad of met mijn Nokia-telefoon.'

Advanse werkt veel voor installatiebedrijven, automotive en professionele dienstverlening (inclusief ict). Het meet de tevredenheid en loyaliteit van klanten. 'We hebben daarvoor een Feedback Manager laten ontwikkelen. Op basis van een klantensurvey krijgen bedrijven toegang tot een uitgebreide onlinerapportage. Een belangrijke indicator is het aanbevelingscijfer. We hebben voor een integratie met Mamut One gezorgd. Op het moment dat het aanbevelingscijfer een daling laat zien, gaat er automatisch een alert naar het bedrijf zodat ze maatregelen kunnen nemen.'

Mamut komt met enige regelmaat uit met nieuwe versies. 'Ze voegen regelmatig nieuwe functies toe', weet Wijma. 'Binnenkort komt er een versie uit waar ook Microsoft Office 365 in zit. Dat is een mooie aanvulling. Daardoor heb je ook Word, Powerpoint en Excel in de cloud.' Is Mamut daarmee compleet? Wijma mist nog een ding. 'Eigenlijk zou ik het ook hele offertetraject in de cloud willen hebben. Maar dat gaat er ook komen.'

Wouter Wijlma, Advanse, is overgestapt naar Mamut One, een totaaloplossing voor mkb'ers.