3CX Live Chat - Meer dan een praatje

zo, 03/09/2023 - 20:13

Door: Redactie WINMAG Pro

Elke organisatie krijgt te maken met vragen van potentiële klanten. Dit kan op de klassieke manier opgelost worden, denk aan mail of een telefoonnummer. Maar slimmer is om directe communicatie logisch te integreren via de kanalen die je al hebt. Dat is waar 3CX Live chat om de hoek komt kijken.

Sinds jaar en dag levert 3CX een stevig hybride combinatie van hardware SIP-telefonie en softwarematige oplossingen om diezelfde telefonie te reguleren. Dit maakt dat je, ook als je niet technisch onderlegd bent, met relatief gemak een logische communicatieflow kunt aanleggen in je organisatie en bijvoorbeeld telefoonlijnen kunt routeren.

Dit is op zich niet nieuw, het gemak waarmee 3CX deze diensten aanbiedt aan afnemers wel. En nu gaat het bedrijf een stap verder met Live Chat. In naam klinkt het een logische uitbreiding van de diensten die ze al leverden, maar Live Chat gaat verder, veel verder.

Van website naar medewerker

3CX Live Chat maakt het mogelijk om de chatfunctionaliteit vanaf je website te integreren in je telefoniecentrale. Dit betekent dat wanneer een (potentiële) klant op je website de chatfunctie kan gebruiken om ofwel met een bot ofwel met een medewerker kan chatten. Tot zover niets nieuws.

Maar het kan zijn dat de klant vragen heeft die niet of niet gemakkelijk middels een chat te beantwoorden zijn. Dan kun je als medewerker met één druk op de knop overgaan naar een gesprek met de klant. Gewoon, via je 3CX-toestel. Dit zonder een nummer te hoeven bellen.

Gemakkelijke conversie

Dit heeft meerdere voordelen. Zo kun je natuurlijk de klant helpen met de eerder genoemde vragen. Maar ook geeft dit je medewerkers de mogelijkheid om klanten in real time door het portfolio van jouw organisatie te leiden.

Dit betekent dat je je website en het aanbod dat je hierop hebt geplaatst kan afstemmen met potentiële conversie door medewerkers te briefen over de mogelijkheid om klanten op de website telefonisch jouw aanbod te laten bespreken met klanten. Dit helpt je met nieuwe leads en verhoogt de conversie van lead naar klant.

Eén kanaal

Ondanks dat het klinkt alsof dit slechts weer een extra kanaal is om rekening mee te houden als bedrijf, heeft 3CX gedacht aan goede integratie. Zo is het systeem te gebruiken bij website die gebruik maken van het WordPress-, Drupal-, Joomla-, Wix- en Weebly-framework. Niet alleen dat, ook Facebook-integratie is mogelijk.

Calls worden geleid en geregistreerd via je 3CX-systeem en worden behandeld als reguliere communicatiekanalen. Dit betekent dat 3CX Live Chat vooral het wegnemen van drempels voor (potentiële) klanten is en niet het opwerpen van drempels voor je medewerkers. Integendeel zelfs, want dankzij een probleemloze integratie hebben je medewerkers ook geen aparte training nodig om het systeem te leren gebruiken. Verder worden calls vastgelegd in het CRM-systeem van jouw keuze en is klantcontact dus volledig te integreren in de dagelijkse registratie van werkzaamheden.

Altijd de juiste persoon aan de lijn

Hoe je organisatie er ook uitziet, doordat je mensen en groepen aan bepaalde kanalen kunt toewijzen binnen het 3CX-systeem weet je dat mensen altijd de juiste persoon aan de lijn krijgen. Stel bijvoorbeeld een groep ‘sales’, ‘helpdesk’ en ‘klantcontact’ in en wijs deze toe aan de juiste secties op je website. Zoekt een bestaande klant bijvoorbeeld hulp met een dienst die je aanbiedt, wordt deze automatisch verbonden met de groep ‘klantcontact’ en krijgt deze automatisch de juiste persoon aan de lijn.

Het financiële plaatje

Naast de verhoging van je conversie en klanttevredenheid dankzij een veelvoud aan gemakkelijke communicatiekanalen, helpt de integratie van Live Chat in je 3CX-systeem ook om de kosten te drukken.

We noemden al het wegnemen van noodzakelijke trainingen van medewerkers voor aparte chatsystemen wat flinke besparingen oplevert. Ook is de alles-in-één integratie met een telefoniesysteem wat je al gebruikt een flinke besparing in kosten. En je levert alles behalve in op gemak, want alle onderliggende techniek heb je in feite al in huis.

Interne communicatie

We hebben tot nog toe vooral gesproken over communicatie naar buiten toe met klanten. De chatfunctionaliteit kan echter ook gewoon intern gebruikt worden met collega’s onderling. Zo kun je snel vragen stellen aan collega’s, maar bijvoorbeeld ook veilig bestanden en documenten met elkaar delen. Zodoende kun je externe applicaties om digitaal contact te houden met medewerkers onderling dus de deur uit doen.