10 voordelen van online werkplekken

Online werkplekken

Consumenten doen alles al in de cloud. Muziek luisteren ze via Spotify, foto’s delen ze via Instagram, het actuele nieuws volgen ze via Twitter en sociale contacten onderhouden ze via Facebook. In het bedrijfsleven zien we een vergelijkbare ontwikkeling. Ook daar vinden bedrijfsprocessen steeds vaker in de cloud plaats.

Op veel werkplekken draait de gebruikte software niet meer op een desktopcomputer of lokale server. Veel applicaties worden vanuit de cloud gefaciliteerd. In het geval dat alle applicaties op de desktop van de werknemer in de cloud draaien, spreken we van een online werkplek. De werknemer hoeft in dit geval geen software op zijn lokale computer te installeren, want alle applicaties staan op servers in een datacenter.

Wie kiest voor een online werkplek, heeft alleen een computer met internetverbinding nodig. Na het inloggen met een gebruikersnaam en een wachtwoord beschikt de werknemer over een eigen online omgeving met alle beschikbare applicaties. Vaak hoeven medewerkers maar een keer in te loggen om toegang tot alle applicaties te krijgen. We noemen dat ook wel single sign-on.

In Nederland zijn veel bedrijven actief met het aanbieden van online werkplekken. Ze verzorgen deze dienst voor meerdere bedrijven en beschikken over een eigen infrastructuur in een streng beveiligd datacenter. Vanzelfsprekend zijn de applicaties en bedrijfsdata van de verschillende bedrijven strikt van elkaar gescheiden en goed beveiligd. In de praktijk gebruiken aanbieders vaak verschillende termen voor online werkplekken, zoals hosted desktop, cloud desktop en digitale werkplek.

Veilige back-ups van bedrijfsdata

We kennen allemaal de verhalen van personen die laptops met vertrouwelijke bedrijfsdata in de trein hebben laten liggen. Soms verliezen medewerkers usb-sticks met belangrijke informatie. Als dat gebeurt, leidt dat mogelijk tot financiele schade en reputatieverlies. Tegenwoordig lopen bedrijven eveneens het risico een flinke boete te moeten betalen. Bij een (ernstig) datalek is er sprake van een overtreding van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en kan de Autoriteit Persoonsgegevens een boete opleggen. Per overtreding kunnen de boetes oplopen tot € 20 miljoen of vier procent van de wereldwijde omzet. Kiest jouw bedrijf voor online werkplekken, dan staan de bedrijfsgegevens veilig en versleuteld opgeslagen in de cloud. De bedrijfsdata staat in dit geval niet meer op lokale computers of andere datadragers. Een aanbieder van online werkplekken kiest er vaak voor om de bedrijfsdata op meerdere plekken op te slaan. In bepaalde gevallen wordt de data in twee geografisch gescheiden datacenters opgeslagen. De datacenters zijn streng beveiligd en zelfs als onbevoegden toegang krijgen tot de servers waar jouw bedrijfsinformatie is opgeslagen, hoef je niets te vrezen omdat alle data is versleuteld.

Aanbieders van online werkplekken investeren voortdurend in de eigen infrastructuur. De kans op uitval en storingen is daarom klein. Je hoeft dus niet bang te zijn dat haperende of uitvallende hardware belangrijke bedrijfsprocessen in gevaar brengt.

Kostenbesparingen realiseren

Een bedrijf dat kiest voor online werkplekken kan aanzienlijke kostenbesparingen realiseren. Zo is het niet meer nodig om in een eigen infrastructuur met bijbehorende servers te investeren. De aanschaf van hardware kan flink in de papieren lopen. Daarnaast is hardware op de dag van aanschaf eigenlijk al verouderd. Bij een oplossing met online werkplekken hoeft een bedrijf niet te investeren in achterliggende hardware. Dat wordt verzorgd door de aanbieder. Een bedrijf dat online werkplekken aanbiedt, doet dat voor meerdere ondernemingen. Ze genieten van schaalvoordelen en dat betekent dat ze lagere prijzen kunnen vragen aan hun klanten. Daarnaast is er ook sprake van concurrentie tussen aanbieders van online werkplekken. Dat gegeven heeft ook gevolgen voor de prijzen die de afnemers betalen.

Aanbieders van online werkplekken hanteren een model waarbij bedrijven een vast bedrag per werkplek betalen, zonder verborgen of bijkomende kosten. Een bedrijf weet dus precies wat de maandelijkse kosten voor hun online werkplekken zijn.

Geen aanschaf van hardware

Een bedrijf dat kiest voor online werkplekken, hoeft niet te investeren in hardware. Hardware is gevoelig voor uitval en storingen en vraagt ook om regelmatig onderhoud. Servers en computers moeten van de nieuwste patches en software worden voorzien. Dat kost tijd en energie. Uitval van eigen hardware kost geld, want op dat moment kunnen de medewerkers van het bedrijf hun werk niet doen. De aanbieder van online werkplekken beschikt over eigen hardware en een achterliggende infrastructuur. Ze beschikken over genoeg capaciteit om ook tijdens piekbelasting klanten goed te kunnen bedienen. Alle hardware staat veilig in een datacenter, dat steeds beschikt over noodstroomvoorzieningen.

Mocht het reguliere stroomnet uitvallen, dan zorgt een aggregaat voor de stroomvoorziening. Sommige aanbieders van online werkplekken hebben de infrastructuur gespiegeld in verschillende datacenters staan. In het geval van een ernstige calamiteit op een bepaalde locatie, kan een ander datacenter de taken volledig overnemen.

Verhoging productiviteit en samenwerking

Met online werkplekken kunnen bedrijven hun productiviteit verhogen en hun medewerkers beter laten samenwerken. Alle medewerkers werken met dezelfde applicaties en dat komt de online samenwerking ten goede. Ze kunnen gemakkelijk bestanden delen en bedrijfsinformatie uitwisselen. Cloudapplicaties zijn aan de achterkant vaak met elkaar verbonden en dat maakt de uitwisseling van gegevens relatief eenvoudig. Vanaf hun online werkplek hebben medewerkers toegang tot alle data, die online snel te doorzoeken zijn op trefwoord. Data staan niet meer op lokale computers en dat is uit het oogpunt van databescherming een prettige gedachte.

Zelf snel en eenvoudig werkplekken aanmaken

Het inrichten van een werkplek voor een nieuwe medewerker kost tijd en energie. Software moet worden geïnstalleerd en toegangsrechten voor de nieuwe medewerker moeten worden ingesteld.

Kies je voor online werkplekken, dan kun je met een paar muisklikken een nieuwe werkplek realiseren. Dit kun je doen vanuit een centraal dashboard waarop je vanaf elke werkplek kunt inloggen. Per medewerker kun je in het dashboard aangeven welke applicaties deze persoon mag gebruiken. Ook kun je gemakkelijk met een paar muisklikken instellen welke mappen en bestanden deze persoon mag inzien, bewerken of delen. Bij veel aanbieders van online werkplekken kun je ook profielen instellen. Een medewerker met een bepaalde functie heeft bepaalde software en de bijbehorende toegangsrechten voor informatiebronnen nodig. Een verkoper gebruikt vanzelfsprekend andere software dan een onderhoudsmedewerker. Voor elk type medewerker kun je een profiel aanmaken. Dat scheelt weer tijd bij het aanmaken van een werkplek. Profielen zijn ook te maken voor alle medewerkers van een afdeling of divisie. Vanzelfsprekend is elk individueel profiel naar wens aan te passen. Als een medewerker promotie maakt, is het denkbaar dat deze persoon meer toegangsrechten krijgt en andere applicaties gaat gebruiken. Dit is allemaal snel in te stellen in het dashboard van de aanbieder.

Volledig flexibele ven schaalbare oplossing

Sommige bedrijven hebben te maken met seizoendrukte. In bepaalde perioden van het jaar is het extra druk en hebben ze vaak extra medewerkers in dienst. Dan hebben ze ook behoefte aan extra werkplekken. Via een aanbieder van online werkplekken zijn die eenvoudig en snel aan te maken. Bij de meeste aanbieders betaal je een vast bedrag per maand en kun je een werkplek maandelijks opzeggen. Dat geeft ondernemers flexibiliteit. Ook bedrijven die snel groeien hebben baat bij een oplossing van online werkplekken. Die hoeven bij bedrijfsuitbreiding niet zelf te investeren in hardware, software en overige infrastructuur.

Altijd en overal toegang tot applicaties en data

Op elk apparaat met internettoegang heb je altijd en overal toegang tot alle applicaties en bestanden. Een gebruiker heeft slechts een desktop pc, laptop, tablet of smartphone met internettoegang nodig. Vanzelfsprekend moeten de applicaties zich wel automatisch aanpassen aan de grootte van het scherm van het apparaat van de gebruiker. Toegang tot je online werkplek vanaf elk apparaat met internettoegang is vooral handig voor thuiswerkers en werknemers die veel onderweg zijn. De verbinding tussen het apparaat en de servers van de aanbieder van online werkplekken moet vanzelfsprekend wel beveiligd en versleuteld zijn. Werk je vanaf een openbare plek via een onbeveiligde wifiverbinding, zorg er dan altijd voor dat je via een VPN connectie maakt met de servers van de aanbieder.

Altijd automatisch de laatste versies van software

Het updaten van software is binnen bedrijven altijd een lastige zaak. Veel werknemers vergeten software op hun desktop pc’s te updaten. Soms hebben ze geen tijd om updates te installeren en in bepaalde gevallen vinden werknemers dit klusje ook veel te ingewikkeld. Veel ICT-afdelingen hebben vaak ook geen tijd of zin om de gebruikers hiermee van dienst te zijn. Het resultaat is vaak dat op veel bedrijfscomputers verouderde software draait Verouderde software brengt de nodige risico’s met zich mee. Er bestaat gevaar dat bedrijfsdata gaat uitlekken of dat virussen en malware het bedrijfssysteem binnensluipen. Aanbieders van online werkplekken zorgen ervoor dat alle applicaties van de laatste updates worden voorzien. De software is hiermee altijd up- ACHTERGROND to-date met de meest recente functionaliteiten. Medewerkers hoeven niets te doen en beschikken over de laatste versies van applicaties.

Geen ICT-afdeling meer nodig

Een bedrijf met conventionele werkplekken heeft altijd een automatiseringsafdeling nodig om de gebruikers te ondersteunen. Denk aan het inrichten van werkplekken en het installeren van software, patches en updates. Bij online werkplekken heb je eigenlijk geen automatiseringsafdeling meer nodig. Alles wordt geregeld door de aanbieder van online werkplekken en het aanmaken en verwijderen van werkplekken kun je zelf regelen via het dashboard van de aanbieder. Mocht je nog vragen hebben of problemen ervaren, dan kun je altijd via e-mail of telefoon contact opnemen met de aanbieder van online werkplekken. Ook kun je via je eigen online omgeving een ticket aanmaken waarin je een vraag kunt stellen. Als de afdeling ICT zich niet meer met werkplekken hoeft bezig te houden, ontstaat er tijd voor het bedenken, testen en uitvoeren van nieuwe automatiseringsprojecten.

Maatwerk voor elk type bedrijf

Bij aanbieders van online werkplekken is vrijwel altijd maatwerk mogelijk. In veel bedrijven gebruiken ze maatwerkapplicaties die speciaal voor bepaalde toepassingen zijn ontwikkeld. Zo’n applicatie staat vaak op een server binnen het bedrijf. Aanbieders van online werkplekken kunnen zo’n applicatie ook naar de cloud verplaatsen. Het voordeel is dat zo’n applicatie in een beveiligde en stabiele omgeving van een datacenter draait. Het verplaatsen van een maatwerkapplicatie naar de cloud is soms een uitdaging, maar in de meeste gevallen realiseerbaar. Het is ook mogelijk om applicaties van buitenlandse aanbieders, zoals Microsoft en Google, in de omgeving van de online werkplek aan te bieden. Het kan gebeuren dat een bedrijf niet wil dat bedrijfsdata verwerkt met deze applicaties in de Verenigde Staten worden opgeslagen. In dat geval kan de aanbieder van de online werkplek ervoor zorgen dat deze bedrijfsdata op een beveiligde server in Nederland worden bewaard.

Conclusie

Steeds meer bedrijven ontdekken de voordelen van online werkplekken. Vanaf elk apparaat (computer, tablet of smartphone) heb je toegang tot een online kantooromgeving. Bedrijven hoeven bij de uitbreiding van extra werkplekken niet te investeren in hardware en infrastructuur. Via een dashboard kunnen ze met een paar klikken een extra werkplek aanmaken. Bedrijven betalen maandelijks een vast bedrag per werkplek. Het opzeggen van een online werkplek kan in de meeste gevallen per maand.